Aktivnosti v obdobju Pre-boardinga

Pre-boarding je eden izmed najpomembnejših in napogosteje spregledanih korakov in se nanaša na obdobje med sprejemom zaposlitve (podpisom ponudbe za zaposlitev ali pogodbe o zaposlitvi) in prvim delovnim dnem. Lahko bi rekli, da je uvertura v Onboarding in celostno izkušnjo zaposlenega. In kaj lahko v tem obdobju storite kot delodajalec? Veliko.

Imate novega sodelavca. Kaj pa zdaj?

Predlagamo vam naslednje aktivnosti:

• Izrazite dobrodošlico v "stilu". Prvi vtis je izredno pomemben in odločilen, saj ga lahko naredite samo enkrat. Bodite kreativni in navdušite novo zaposlenega. Top ideja: pripravite paket dobrodošlice, v katerega lahko vključite motivacijsko sporočilo/razglednico s kratkim lastnoročnim napisanim posvetilom s strani direktorja ali nadrejenega/ stekleničko za vodo z logotipom podjetja/penino/izdelke vašega podjetja/nekaj sladkega.....Paket zapakirajte in ga pošljite ter novo zaposlenemu polepšajte dan. Ni potrebno veliko - dovolj je samo majhna pozornost.

• Pošljite HR Pismo dobrodošlice, v katerem izrazite navdušenje ter vanj obvezno vključite tudi dokumentacijo, ki jo naj zaposleni izpolni in vrne v kadrovsko službo pred prvim delovnim dnem (npr. Obrazec z osebnimi podatki zaposlenega), vključite povzetek ugodnosti s podrobnostmi ter napovejte naslednji korak (npr. nekaj dni pred delovnim dnem preverite vašo e-pošto, saj vam bomo poslali podrobnosti glede vašega prvega delovnega dne). Ta naj odraža kulturo podjetja. Glede kadrovskih opravil si lahko pomagate z našim Seznamom kadrovskih opravil - Prihod sodelavca. 

• Novo zaposlenemu pošljite Napotitev - Predhodni preventivni zdravstveni pregled. Storite v stilu z dopisom - vključite informacije: datum pregleda/kje ga opravi/kaj potrebuje na pregledu/kaj zajema pregled ter dodatne napotke npr. bodite tešči.

• Nekaj dni pred prvim delovnim dnem novo zaposlenemu pošljite Urnik za prvi delovni dan - ta naj vključuje tudi naslednje informacije: lokacijo/datum/uro prihoda/kje lahko zaposleni parkira/ime in priimek ter kontaktne podatke osebe, ki ga bo sprejela/kodeks oblačenja na delovnem mestu...Pomembno je, da vključite protokol in ukrepe, ki ste jih sprejeli in se nanašajo na zajezitev COVID-19. Povabila na sestanek pošljite po e-pošti vsem vključenim (da se ne zgodi, da kdo pozabi!).

• Pripravite vso potrebno strojno in programsko opremo (npr. računalnik, mobitel), kreirajte e-poštni predal in geslo, pripravite delovni prostor in pisarniške pripomočke, zagotovite dostop do poslovnih prostorov, naročite vizitke.

• Določite člane "Onboarding ekipe", ki so: 1. Vodja ekipe - neposredno nadrejeni, 2. "Buddy"  - nudi neformalno podporo pri socialnem vključevanju v delovno okolje  3. Mentor - skrbi za strokovno uvajanje.

• Predstavite in povežite novo zaposlenega/buddy-ja in mentorja - dovolj je kratko predstavitveno e-sporočilo s kontaktnimi podatki in vlogami. Prepričajte se, da lahko prihod zaposlenega tudi komunicirate - to potrdite z novo zaposlenim.

• Seznanite člane ekipe (s katero bo zaposleni delal) o prihodu novega sodelavca. Skupaj z novo zaposlenim pripravite kratko organizacijsko obvestilo, ki vsebuje osebno fotografijo in ključne podatke o zaposlenemu (npr. delovno mesto, delovne izkušnje, izobrazbo, aktivnosti v prostem delovnem času, 3 zanimiva vprašanja) in ga posredujte po e-pošti. Povabite sodelavce, da novo zaposlenemu izrazijo dobrodošlico. Priporočamo, da isto komunikacijo pošljete tudi prvi delovni vsem zaposlenim in sicer tik pred prihodom novega sodelavca.

• Organizirajte spletne spoznavne minutke. Povabite sodelavce in novo zaposlenega, da se vam pridružijo, da se spoznate (neposredno nadrejeni naj predstavi novo zaposlenega in njegovo novo vlogo, sodelavci se na kratko predstavijo) ali enostavno z mobitelom posnemite kratek "hello" in pošljite novemu sodelavcu.

• Ne pozabite novo zaposlenega vključiti v socialne aktivnosti (npr. novoletna zabava, team building...)

• Spletno usposabljanje - novo zaposlenega lahko povabite, da pred prihodom opravi določena usposabljanja, če to želi (to naj ne bo zahteva).

Ne prepustite "pre-boardinga" naključju. Stopite v stik z nami, z veseljem bomo za vas pripravili personaliziran program. Brez skrbi, na zalogi imamo še ogromno idej in dobrih praks!