Temelj delovanja vsake uspešne kadrovske službe so vzpostavljeni učinkoviti kadrovski procesi, ki so osnova za razvoj kadrovske funkcije. Brez njih ni možna preobrazba kadrovske funkcije iz operativne v strateško ter hitre in učinkovite uvedbe sodobnega kadrovsko – informacijskega sistema (digitalizacije).

Ključ do uspeha vsake kadrovske službe je osredotočenost na ljudi. Zaposleni so srce podjetja in njihovo zadovoljstvo in dobro počutje ima neposreden vpliv na zadovoljstvo strank, učinkovitost in donosnost poslovanja, zato je nujno, da se kadrovska funkcija preobrazi iz administrativne (operativne) funkcije v strateško. In kje začeti? Zagotovo z vzpostavitvijo in digitalizacijo kadrovskih procesov, ki so temelj delovanja vsake uspešne kadrovske službe, saj le-ti kadrovskim strokovnjakom omogočajo, da se osredotočijo na aktivnosti, ki prinašajo dodano vrednost.

Če kadrovski procesi niso opisani in dokumentirani, potem ne obstajajo 

V vsaki organizaciji, ne glede na velikost, se izvajajo določeni kadrovski procesi in prav od velikosti organizacije je običajno odvisno tudi število kadrovskih procesov, pri čemer je pri manjših podjetjih v praksi zaslediti, da se ti pogosto izvajajo samo v nujnem obsegu, predvsem iz razloga pomanjkanja kadra in znanja. Prav tako je v praksi pogosto zaslediti, da so kadrovski procesi samo v »glavah« kadrovskih strokovnjakov/direktorjev, kar pomeni, da niso opisani in dokumentirani. Če kadrovski procesi niso opisani in dokumentirani lahko rečemo, da ne obstajajo, kar pa potencialno lahko predstavlja za organizacijo resen problem. 

Vzpostavitve kadrovskih procesov se lotite postopoma

Vzpostavitev kadrovskih procesov se je najbolje lotiti postopoma, po vnaprej določenih korakih:

- identificirajte ključne kadrovske procese, ki jih izvajate v organizaciji (npr. proces zaposlovanja, proces uvajanja novo zaposlenih, proces upravljanja uspešnosti zaposlenih, proces odhoda zaposlenih)

- za vsak posamezni kadrovski proces:

• določite lastnika procesa, ki bo odgovoren za izvajanje in izboljšavo procesa

• določite opravila in časovno zaporedje opravil, ki jih je potrebno izvesti v procesu pri čemer upoštevajte tako zakonsko določena kot interna opravila/dobre prakse, ki jih izvajate. Premislite ali lahko posamezna opravila optimizirate.

• vključite kratek opis vsakega opravila, odgovorno osebo in rok za izvedbo posameznega opravila

• pod vsako opravilo vključite standardne predloge dokumentov, ki jih uporabljate oz. vzpostavite knjižnico dokumentov (npr. pogodba o zaposlitvi, odločba o odmeri letnega dopusta)

• opcijsko vključite tudi način komunikacije oz. sistem, ki se uporabi pri izvedbi posameznega opravila. 

Z vzpostavitvijo posameznega kadrovskega procesa se tako jasno določijo vloge, odgovornosti in pristojnosti v kadrovski službi, kar pozitivno vpliva na večjo produktivnost, večjo kvaliteto opravljenega dela ter  pozitivno izkušnjo izvajalcev kadrovskih procesov in zaposlenih. In nenazadnje, ne pozabite, da se kadrovski procesi ne morejo učinkovito izvajati brez sodobne informacijske podpore, ki zaposlenim nudi okolje za učinkovito in produktivno delo, zato je digitalizacija naslednji logični korak po vzpostavitvi kadrovskih procesov.